一、400電話系統概述
  400電話系統將語音查詢、自助服務、人工服務緊密結合，把教育機構內部各校區、各部門、學員信息、活動信息、課程信息等各項資源通過網絡進行整合，增強師生與學校之間的互動，實現資源的統一分配與利用。系統為一個開放、友好的對話平臺，師生與學校之間進行互動和協作，從而完成信息的流通與互動。
  教育機構可通過此400電話平臺提升自身形象，擴大社會影響力，從而達到擴大生源的目的；通過此400電話平臺，還可加強學校與師生之間的溝通與交流，促進問題快速有效的解決，改善學校服務質量，增進內部團結，從而提高學校整體競爭力。
通過學校的400電話系統，學員可以隨時隨地通過多種方式與400電話平臺獲得聯系，從而可以進行跨校區、跨地域的信息查詢、信息咨詢、事項辦理、意見反饋等操作。便捷的信息交互促進了高校各個校區間的信息流通，打破了以往校區間信息封閉、"各自為政"的局面，有助于提高學員辦事的效率及高校的辦事效率，有助于學校自身管理與服務的提高，提高師生滿意度，增強學校凝聚力。

  二、400電話系統功能
  1. 自助服務
  學員致電教育機構400電話系統，首先進入語音查詢系統，在語音導航的指引下輸入不同按鍵，選擇自己想要的信息。在自助服務中，學員可以得到如下查詢服務與自助申請：
  1) 學校校史與文化介紹；2) 學校最新動態；3) 教育文件查詢；4) 學員成績查詢；5) 課程查詢；6) 學校規章制度查詢；7) 教育行業最新動態；8) 自助申請辦理事項，如離校、入校、學費繳納等手續辦理；9) 輸入學號即可查詢成績、學員個人信息資料； 10) 近期會議、講座、活動等查詢；11) 為評選活動投票；12) 自助傳真成績單、學員信息表、信息公告等；13) 投訴、建議等語音留言等等。
  2.自動通告
自動通告為語音導航的一部分，學員致電后可首先聽到這部分內容。通過自動通告，可發布的內容有：
  1) 學校最新動態；2) 重要信息公布；3) 教育行業最新動態；4) 學校規章制度，5) 學校考試、會議、講座、比賽、演出等活動公告；等等。
  3.學員信息咨詢
學員可以隨時隨地通過手機、固話、傳真、網頁與學校400電話工作人員取得聯系，進行人工信息咨詢。信息咨詢的內容可包含：學員信息查詢，考試信息咨詢、會議講座活動信息咨詢、辦事流程咨詢等等。
  4.業務受理
  400電話系統通過人工坐席、自助語音服務、電子郵件、傳真、即時聊天工具等方式，受理學員所申辦的各類業務，生成派單并轉發給相應部門進行處理。待處理結果通過網絡返回到學校400電話后，400電話工作人員以電話、傳真、短信息、電子郵件等方式回復學員。學員也可隨時通過本系統了解所申辦業務現處于哪一環節及哪一部門所處理。主要受理業務內容有：
  1) 學員入校/離校等手續辦理；2) 學員問題反映、投訴等；3) 學員建議反饋，4) 團體車票預定；5) 學費繳納；6) 學生證、校徽、校園一卡通等申請辦理/補辦等等。
  5.主動服務
  學校通過400電話系統的外撥功能，可以實現對師生的主動服務。外撥方式分為四種：外撥語音架構，外撥語音文件，群發短信和傳真。主動服務的具體內容有：
  1) 學校活動通知；2) 校園征集活動；3) 教育行業文件通告；4) 評比活動投票；5) 信件、包裹告知等等。
  6.師生投訴與建議
  通過人工服務、語音信箱、傳真、電子郵件等方式，師生可將對學校服務管理、課程、事件辦理等各方面的投訴或建議反饋給400電話。工作人員接到反饋信息后，可將電話或錄音文件轉給相關部門處理，有助于投訴或糾紛的圓滿解決。